Von der Buchhaltung der KDZ Wiesbaden werden mehrere interne Mandanten bearbeitet. Eingehende Rechnungen müssen sehr häufig auf mehrere Mandanten und bei diesen auf unterschiedliche Konten und Kostenstellen verteilt werden. Natürlich muss die Rechnung auch bezahlt werden und dabei die Aufteilung auf die Mandanten berücksichtigt werden. Bevor es jedoch zu einer Auszahlung kommen darf, muss die Rechnung eine Prüfung durchlaufen.
Der Prozess der Rechnungserfassung, Rechnungsprüfung, Zahlungsfreigabe und Zahlung im Rahmen dieses Projektes bearbeitet um
- den Aufwand der Erfassung zu reduzieren,
- die definierten Freigabevollmachten der Mitarbeiter konsequent zu berücksichtigen,
- die Durchlaufzeiten der Rechnungen zu minimieren,
- Transparenz über den Status der eingegangenen Rechnungen zu schaffen und
- die große Menge an zusätzlich benötigten Papierbelege für die Buchungen zu reduzieren.
Mit der entwickelten Lösung auf Basis der PAVONE WorkflowEngine werden nun alle eingehenden Rechnungen bearbeitet. Alle Daten einer Rechnung werden in einer Maske erfasst und dort direkt auf die Mandanten, Konten und Kostenstellen aufgeteilt. Bei der Erfassung findet außerdem die sachliche und rechnerische Prüfung statt. Bei der dann folgenden Zahlungsfreigabe werden die hinterlegten Freigabegrenzen der Mitarbeiter berücksichtigt und außerdem sichergestellt, das zwei unterschiedliche Mitarbeiter die Rechnung prüfen und freigeben (Vier-Augen-Prinziep). Die so erfassten Daten werden dann automatisch für die verwendete Buchhaltungsssoftware aufbereitet und exportiert. Beim Import in der Buchhaltungssoftware werde alle für die Rechnung benötigten Buchungen (Belastung der Sachkonten und Kostenstellen, Kreditorenkonten, Forderungen zwischen den Mandaten, etc.) erzeugt, so dass keine manuellen Buchungen mehr angelegt werden müssen. Die Bezahlung findet klassisch mit Hilfe der Zahlungsvorschlagslisten der Buchhaltungssoftware statt. Durch die Einführung der Workflowlösung ist jetzt zu jeder Zeit der Status einer Rechnung nachvollziehbar und die Papierbelege wurden vollständig abgelöst.
| Kunde: | Kommunales Dienstleistungszentrum Personal und Versorgung in Wiesbaden |
| Homepage: | |
| Realisierungspartner: | PAVONE Business & IT-Services |
Informationsmaterial:
Im Downloadbereich für Informationen finden Sie diverse Dokumente zu den PAVONE Anwendungen.
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